手順書作成の方法・やり方・手順や使い方・流れ

手順書作成の方法・やり方・手順や使い方・流れ

作業手順書作成の方法として、まずは作業の標準かです。何人かの作業者について、ヒアリング、実作業の観察を行います。何人かの作業者について調査を行うと、必ず出てくるのが作業方法の違いです。作業手順書に記載するのは、共通化、標準化された手順、すなわち手順書どおりに作業すれば誰がやっても同じ出来栄えになるような手順ですので、複数人の調査を元に、皆で話し合って作業標準を決定します。作業標準が決定したら、作業を文章化していくのですが、誰が読んでも誤解しない、分かりやすい記述を心がけ、図や作業写真もふんだんに取り入ていきます。最後に作業者全員で読み合わせし、理解しにくいところがないか、確認を行います。

手順書作成の方法概要

 業務や団体の運営などに、手順書作成(マニュアル作製)が必要になる事があるかと思います。特に、業務を初めて行う人や、団体に入り立ての方にはマニュアルが必要不可欠です。 マニュアル作製に関して、実はいくつかのコツが存在します。何故ならマニュアルを作る側は、その分野に特化しているプロである事が前提になります。その『プロ目線』でマニュアルを作ってしまう場合、必要な情報があるものの、初心者には分かり難いものが出来あがってしまいがちです。 今回はマニュアル作成の手順を紹介し、いくつかのコツをお教えしたいと思います。

手順書作成の手順・方法01

 マニュアルを作成する際、まず必要な事は業務の洗い出しです。いったい、どの程度の業務があるのか、手順があるのかを把握する必要があります。長年業務に携わってしまうと、何となくの『流れ』という形で把握している事がほとんどです。 それを突然マニュアルという形に落とし込もうとすると、あやふやな物になってしまいます。まず、しっかりと伝えるべき業務の数を把握する必要があります。 また、業務の流れだけではなく、『何故その手順を行うのか』という理由も必要になります。単なるプロセスではなく、その意味まで付け加えると、分かりやすいマニュアルとなります。

手順書作成の手順・方法02

 マニュアルには必要な情報を全て載せる必要があります。業務に携わるもの、団体にいるものであれば『当たり前』と思われる事も全て網羅する必要があるのです。 例えば、その世界での用語を当たり前のように使ってしまうと、マニュアルを見た初心者には全く理解できません。そうなると、マニュアルの意味が全くなくなってしまいます。 マニュアルを制作する方は、常に『全く知らない人がみたら、どうだろう』という視点が必要になってきます。当たり前だと思いこんで省いてしまった事はないか、説明が足りているかどうか、常に問い続ける必要があるのです。

手順書作成の手順・方法03

 また、作製したマニュアルの使い方にも注意が必要です。マニュアルは絶対というものであはりません。世の中の業務・団体は常に動いています。世の中の変化や、周りの環境に対応する必要があります。 必要な部分は常に変化させる必要があります。マニュアルに関しても、日々更新を行い、最新のものにする必要があります。 紙でその都度配布する方法もありますが、最近ではパソコン・タブレットを使用した方法も存在します。元のマニュアルのファイルを書き変えれば、パソコンであれば常に最新のマニュアルをチェックできるようになりますので、非常に簡単な方法です。

手順書作成の手順・方法04

 上記に書いた通り、マニュアルを紙に限定しなければ、様々な可能性が広がってきます。例えば、少し複雑な機械の操作などは、紙の上で説明するのが非常に難しく、誤操作の元となってしまいます。その際、動画を使用したマニュアルを作成できれば、非常に分かりやすく、業務の効率化にも繋がるでしょう。 マニュアルというのは『手順を正確に伝達させるもの』という理由の元に作製されるものです。この原則さえ守られているのであれば、『紙で無ければならない』と言うような制約は必要ありません。柔軟な発想で分かりやすい物を作製してみましょう。

手順書作成の手順・方法05

 マニュアルを作成するというのは、その道に精通した人からすれば簡単な物だと思われがちですが、実は非常に難しい物です。『全く分からない人にも教える』と言う事にや、様々なコツが存在しているからです。必要な手順は全て掲載しているのか、専門用語がそのまま使われいないかどうか、細かい説明がなされているか、チェックするポイントは多数存在します。 また、一度作ったマニュアルも、状況により変化させる必要があります。また、紙だけのマニュアルに限らず、分かりやすいものにするためには、柔軟に様々な方法を試していく必要があります。

手順書作成の考察

職場において、手順書作成はとても重要になってきます。 手順書を作成するということは、仕事をきちんと理解できていないと作成することはできません。作成にあたりどのように行えば効率が良いかやスムーズに作業をするにはどうすればいいかを考えながら作成するので、今後無駄な作業を減らせます。 また、手順書を作成しておくことにより、久しぶりに行う業務などで万一自分が忘れてしまっている場合にもスムーズに仕事をすることができます。 ほかにも、自分が仕事を退職する場合においても、後任の方が仕事を覚えやすくなり短時間で作業が身に付くという利点もあります。 ぜひ手順書を作成して効率的に仕事を行いたいものです。

手順書作成のまとめ

会社業務には、そのやり方が決まっているものが多くあります。これをルーティンワークといいますが、パターン化してその手順を記したものが作れます。これを手順書といい、どこの会社でもいくつかは手順書があります。  手順書作成の方法は、まず、仕事の流れをを把握しておかなくてはなりません。上司に言われたからこの仕事をやっているという人には、難しいでしょう。  ある仕事の手順を記する前に、その前後の業務について知らなくてはなりません。できればもっと大きく、一連の業務のどの位置にあたるのかということが大切です。  手順書自体は、項目、作業内容を書いて行き、できれば流れ図を作るのが良いでしょう。

手順書作成で使った言葉の意味・使い方

事務系作業で手順書作成を行う場合、まずは情報の流れを整理します。どの部署からどのような情報が廻ってきて、それをどのように加工して後工程に廻すのかを整理します。また、その情報はどのような形で廻ってくるか(データか紙ベースか)についても整理しておく必要があります。次に整理した情報についてフロー図を起こし、フローに記載された作業の順に沿って説明文を記載いたします。説明文を記載する際に気を付けなければならないのは、用語の使われ方です。同じ概念を表すことはが2種類以上出てくること自体混乱を招くもととなるので注意が必要です。

手順書作成の方法の注意点

現場作業、事務系作業を問わず、作業手順書作成を行う際、まずは作業の種類、手順がどのような方法で行われているかを確認します。特に前工程から何が送られ、後工程に何を流すかをしっかり把握します。その作業に複数人が従事する場合には、従事する者全員について調査(ヒアリング、文書提出によるアンケート)や作業観察を行います、複数人が作業している場合、作業のやりかたが統一されていないことが往々にしてあるので、作業者を交えて話し合いを行い、統一された手順を確立します。そして、手順が確立した段階で文書化を行います。文書作成の際は用語を統一し、曖昧な表現は極力避けるようにする必要があります。

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