生産性向上の方法・やり方・手順や使い方・... | 色々なカテゴリの方法や利用・使い方など 方法ラボ

業務の生産性を上げる場合、まず取り組むべきは全体の流れを把握する事です。どのようにして業務が始まり、どのような流れで社内で処理が行われ、最終的にどのような形で完成するのかを、しっかり把握しましょう。 　この際、気をつけるべきは性格な流れを把握するため、担当者に必ず確認をとる事です。自分で全ての手順を把握していると思っていても、意外とプロセスが抜けていたり、思い違いを起こしているものです。かならず、当事者に連絡を取る必要があります。 　そして、必ず１枚の紙にまとめ、出来れば図解してみましょう。一目で業務のプロセスが分かると、問題が把握しやすくなります。

全体のプロセスを把握した後、考えるべきはボトルネックになる部分です。ボトルネックとは、業務が滞っている部分にあたります。ボトルに１つでも細くくびれた部分があれば、内容物を取り出す時にはその細い部分が基準となるように、業務に関しても効率が悪い部分があると、そこに引っ張られる形で生産性が落ち込んでしまいます。 　業務に関する問題を多数発見した場合、まずこの生産性を一番落としてしまうボトルネックの部分から攻略してゆく事をおすすめします。これによって全体の生産性向上につながり、場合によっては他の業務改善にもつながります。

では、どうやって業務改善を行うのでしょうか。１つの考え方として、『何故そうしなければならないのか』という事を問いかける、というやり方があります。 　長年続いた業務にありがちな事ですが、既にその意味を失ってしまったのにも関わらず、『前から続いているから』という理由で続いてしまっているものがあります。長年同じ業務に携わってしまうと、見えにくくなるものです。 　そこで、１つの１つの業務に対し『何故、この業務を行う必要があるのか』と問いかける必要があるのです。そこで答えが出せない物に関しては、改善の余地があるでしょう。

この『何故、この業務を行う必要があるのか』という質問は、問い続ける事によって改善策が出てくる場合があります。 　例えば、とある業務に書類の提出が必要な場合『この書類を出す必要があるのか』と問いかけます。その結果『管理のために必要がある』という答えが提示されます。ここで終わらずに『何故これを管理する必要があるのか』と問いかけると、場合によっては『別のシステムで管理しているので２重チェックになる』だったり『必ずしも紙で管理する必要はない』という答えが出てくるでしょう。 　答えが出るまで、問い続けるという手順が必要なのです。

この業務に関しての問いかけには、いくつかの注意点があります。 　１つには『これは絶対に外せない』と考え、意識から外してしまい、そもそも問いかけをしない場合です。業務の洗い出しをする時に、『これは改善する余地がない』と最初から決めてかかるのは非常に危険です。特に、重要な業務ほどこの傾向があります。重要なために変える事が出来ないという、心の流れになってしまうのですが、重要なものほど改善する必要性があるのも事実です。 　重要度に関わらず、業務に関しては全ての要素を洗い出し、必要な物かの問いかけを続ける必要があるのです。

また、サンクコストという思い込みも存在します。 　これは『コストを掛ければ掛けるほど、それを変更する事が難しくなる』という心理の事です。 　明らかに生産性向上の障害となっている業務があったとしても、『この業務のために新しくコンピューターを買ってしまった』『新しい人材を雇い入れてしまった』等、コストを掛けていると、改善をしたくない理由が集まってしまい、強い意志がなければそのままの状態となってしまいます。 　もちろん、このような部分こそ改善すべき所です。ここで改善を行えばどのようなメリットがあるのかを考え、検討する必要があります。

業務効率化の会議を行う際、気をつけるべきは『どんな馬鹿げた意見でも否定しない』と言う事です。これは忘れられがちな要素ですが、非常に重要な事です。 　会議に参加している人が、全ての業務に精通しているわけではありません。時には、ちぐはぐな手順や、コストパフォーマンスの悪い方法などが提案される事がありますが、それを一蹴することは会議の停滞に繋がります。一度否定されてしまった人は、無意識の内に再度否定される事を恐れ、活発な意見が出てこなくなるからです。また一見、荒唐無稽に見えるアイディアも別の使い方をすれば、しっかりした物になる場合もたた存在します。

このような業務改善の会議は、なるべくラフな雰囲気の方が良いでしょう。堅苦しい会議の形式は、会社の上下関係をそのまま反映してしまいます。下の者は委縮して、活発な意見を出す事ができなくなってしまいます。これでは業務改善の会議の意味がなくなってしまいます。 　例えば、大人数の会議ではなく、少人数ごとにグループを作り、その中でそれぞれの意見をまとめてもらうというやり方があります。４・５人のグループであれば比較的意見が出やすく、活発な意見が出やすくなります。 　業務改善を行う際は、このようなそれを考える会議自体を変える必要があります。

このように、常識や今までの習慣を取り払う事が、生産性向上のために必要になります。これは、意識的に行わなければ、かなり難しい方法です。何故なら人間の意識は、同じ事を繰り返している内にある方向に固まってしまうからです。これは人間の心理上仕方のない事です。 　それを取り払うために、意識的に常識や習慣を取り払う必要があります。この常識や習慣を取り払うやり方を『ゼロベース思考』と呼びます。問題に直面した時には、必ずそこには思い込みが存在します。そんな時はゼロベースを思い出し、思い込みを排除してみましょう。必ず問題が発見できるはずです。

生産性向上という問題は、容易に解決する問題ではありませんが、業務改善には欠かせない物です。しかし、普通に考えていても、なかなか到達できるものではありません。 　その際、ゼロベース思考の使い方などを思い出し、『今までとは違う視点』に立って考える必要があります。違う視点に立つという事は、違う人間として考えると言ってもいいでしょう。そのため、その使い方をマスターするまでには時間はかかりますが、何度も訓練する事によりスムーズに行う事ができます。 　様々な視点から常識を外し、思い込みをのける事によって、始めて問題点が見えてくるのです。