WORD差し込み印刷の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

WORD差し込み印刷の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

最近では、年賀状作成ソフトが予めパソコンに用意されていることも多く、誰でも使えるように利用ガイドもわかりやすくなっています。しかし、一年に一度決まった時期にしか使わないソフトは、使い方を忘れてしまうことも多く、毎回利用ガイドに頼っているという方も多いと思います。また、例えばいつも使っているパソコンの調子が悪くなったとき、他のパソコンで同じように作成しようとしても、同じソフトが用意されていないことも多いと思います。そんなときは、WORDの差し込み印刷機能を使ってみましょう。使い方は簡単です。順番に表示される案内に従って操作を進めれば、簡単に宛名印刷ができます。

WORD差し込み印刷の方法概要

WORDの差し込み印刷を利用するには、まず、宛名となるデータ(住所録)を作っておくと便利です。今回はEXCELを使って住所録を作成したいと思います。 そして住所録の準備ができたら、WORDを起動し、差し込み印刷で宛名を作成します。案内に従って操作をするだけなので、これは本当に簡単です。 あとは、宛名の編集やレイアウトの調整をして、印刷すれば完成となります。 まずははがきの宛名印刷を例に操作を紹介しますが、WORDの差し込み印刷では封筒の宛名印刷や、宛名ラベルの作成も可能です。どちらも同じ様な流れで作成ができますので、その手順は後半でご紹介します。

WORD差し込み印刷の手順・方法01

EXCELを起動し、シートの1行目に項目名を入力します。「姓」「名」「郵便番号」「住所1」「住所2」等、必要な項目名を1行目の左端から記入していきます。 2行目からデータの入力を始めます。1つのセルの入力を終えた後は「Tab」キーを押すとアクティブセルがすぐ右隣に移動しますので、そのまま入力を続けることができます。そして一番右端まで入力を終えた後は「Enter」キーを押し、アクティブセルを下の行の左端に移動します。 住所の項目を2つに分けたのは、マンション名などの長い住所を宛名に表示したときのバランスを整えるためです。 すべて入力を終えたら、名前を付けて保存し、EXCELを終了します。

WORD差し込み印刷の手順・方法02

今回使用する「はがき宛名印刷ウィザード」は、案内に従って操作をするだけで宛名を作成できます。起動方法は2つありますので、ご自身にあったやり方を選んでみて下さい。 1つ目の方法は、ワードを起動→「ファイル」タブをクリック→「新規作成」をクリック→「サンプルテンプレート」をクリック→「はがき宛名印刷ウィザード」をクリックします。 2つ目の方法は、ワードを起動→「差し込み文書」タブをクリック→作成グループの「はがき印刷」ボタンをクリック→「宛名面の作成」をクリックします。 WORDには「はがき文面印刷ウィザード」もありますので、宛名面の作成を終えたら、同じように文面を作成することも可能です。

WORD差し込み印刷の手順・方法03

ウィザードを起動したら、案内の手順に従って操作します。 まず表示されている「はじめましょう」の画面で、「次へ」をクリックします。次に、作成したいはがきの種類をクリックし、左に黒丸が付いたことを確認したら「次へ」。 宛名を縦書きにするか横書きにするかを選択し、「次へ」。書式の設定が必要であればフォントを指定します。縦書き時の番地の書式は2つともチェックを入れ、数字を漢数字に変換できるようにします。そして「次へ」。 差出人の住所を宛名面に印刷する場合は「差出人を印刷する」にチェックを入れ、必要な情報を入力し、「次へ」。

WORD差し込み印刷の手順・方法04

「既存の住所録ファイル」をクリックし、「参照」をクリック、先に作成した住所録ファイルを選択し、「開く」をクリック。宛名の敬称に「様」が表示されていることを確認し、「次へ」をクリック。最後に「完了」をクリックします。すると、「テーブルの選択」ウィンドウが表示されるので、住所録が入力されているシート名をクリックし、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。 これで、データの差し込みは完了です。 表示されたプレビューを確認します。2枚目以降は、「差し込み文書」タブの結果プレビューグループにある「前のレコード」や「次のレコード」ボタンをクリックして確認します。

WORD差し込み印刷の手順・方法05

プレビュー確認後、問題なければ「はがき宛名印刷」タブの印刷グループ「すべて印刷」ボタンをクリックします。「すべて」が選択されていることを確認し、「OK」をクリック。プリンターの設定を確認し、「OK」をクリックすることで印刷が開始されます。 もし、印刷を除外したい宛名がある場合は下記の手順で除外ができます。 「はがき宛名印刷」タブの編集グループ「宛名住所の入力」をクリックすると、「差し込み印刷の宛名」ウィンドウが開きます。ここで、チェックボックスのチェックをはずすことで、印刷から除外することができます。 また、差し込み印刷の宛名ウィンドウは、差し込み文書タブの「アドレス帳の編集」ボタンからも開けます。

WORD差し込み印刷の考察

差し込み印刷では、封筒やラベルなどの宛名も作成することができます。 封筒の宛名作成の流れも、はがきとほとんど同じような手順になります。 住所録を作成・用意し、WORDで封筒のサイズを選択、差し込む住所録ファイルを選択し、レイアウトを調整して印刷。 はがきの宛名印刷ウィザードと少し違うところは、「差し込みフィールドの挿入」と呼ばれる作業を自分で行うことくらいです。この操作は繰り返し行い、簡単に慣れてしまうので、これさえマスターできれば自分好みのレイアウトで、はがきや封筒に限らず宛名を作成することができます。

WORD差し込み印刷のまとめ01(使い方や注意点など)

住所録の作成は先述の通りです。準備ができたら、WORDを起動します。 「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、「封筒」を選択。「封筒のオプション」で「封筒サイズ」を一覧から選択、「OK」をクリックすると用紙サイズが変わり、中央に段落記号の矢印が表示されます。この段落記号の前にカーソルを表示させておきます。ここに宛名を差し込んでいきます。 「宛名の選択」ボタンをクリック→「既存のリストを使用」→住所録ファイルを選択し「開く」をクリック→「テーブルの選択」ウィンドウでシート名をクリックし、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ→「OK」をクリックします。

WORD差し込み印刷のまとめ02(使い方や注意点など)

続いて、差し込みフィールドの挿入です。差し込みフィールドとはその名の通り、データを差し込む“領域”を指定するものです。 用紙中央にカーソルが表示された状態で、差し込み文書タブの「差し込みフィールドの挿入」の右側の下向き三角をクリックし、「郵便番号」を選択。すると、≪郵便番号≫と表示されます。一度「Enter」キーを押し、改行します。後は同じやり方で他のフィールドも挿入していきます。 「差し込みフィールドの挿入」右側の下向き三角をクリックし、「住所1」を選択、「Enter」キーで改行。「住所2」を挿入、改行。更に改行後、「姓」を挿入、「スペース」キーを押し、「名」を挿入します。

WORD差し込み印刷のまとめ03(使い方や注意点など)

差し込み文書タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、実際のデータが表示されるので、郵便番号の前に「〒」、名前の後に「様」を入力すれば完成です。その他にも、フォントのサイズ等、レイアウトの調整が必要な場合は、ここで作業を行います。 最後に印刷です。差し込み文書タブの「完了と差し込み」ボタンをクリック→「文書の印刷」をクリック→「すべて」が選択されていることを確認し、「OK」→プリンターの設定を確認し、「OK」すると、印刷が開始されます。 フィールドの挿入のやり方さえ覚えてしまえば、後は用紙のサイズが変わっても、差し込み印刷の使い方は同じです。一連の流れを覚えて、使いこなしてみましょう。

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