マニュアル作成の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

マニュアル作成の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

職場では、多くのスタッフが一緒になって仕事をすることになります。ですから、協調性というものがとても重要になってきます。1人で行う仕事であれば、特に重要ではありませんが、複数人で作業を行っていく場合は、できるだけ協調性を持って効率の良い仕事をして行く必要があります。それでは効率の良い方法とは、どのようなものかと言うと基本的にはマニュアル作成した方が良いです。マニュアル作成することによって、みんなが同マニュアルを使っていきます。こうした同じ手順を行っていくことにより、仕事も効率が良くなっていきますのでオススメです。

マニュアル作成の方法概要

それではマニュアル作成をしていく手順は、どのような形で行っていくのが良いのかと言うと、初めてのマニュアル作成であれば、どのように進めていけば良いのかわからない人が多いです。では、どうするのがよいかというと、まずはインターネットを使って、どのようにマニュアルを作っていけば良いのか、流れを自分で把握することが大切です。これを行うことによって、マニュアル作成の流れが自分でわかってきます。このような形でインターネットをチェックをしたうで、職場のマニュアル作成に入るのが理想的です。理想的なものを作成するには、この流れです。

マニュアル作成の手順・方法01

それでは実際に職場のマニュアル作成を行っていく方法ですが、まずは事前準備として、先ほど説明したインターネットを活用するわけですが、その後はマニュアルを本格的に作成していきます。やり方は、自分の職種にあったマニュアルを作っていくことになるので、ここでも事前準備作業が必要になってきます。今ではインターネットのホームページを使うことで、どのような企業のホームページも確認できます。ここでその仕事の内容に関する定款等をチェックしてみると良いです。また業者によっては実際にマニュアルがホームページ上に掲載されていることもありますので、それらを情報提供してもらうと良いです。

マニュアル作成の手順・方法02

ひき続き、マニュアルの作成方法ですが、その職種ごとにマニュアルを作っていくのが理想的です。まずは何が必要になって来るか、そして実際にどのような順番で作業して行くことで、最終的に完結するか、この流れをしっかりとマニュアルに反映させるのがポイントです。実際に作り上げていく方法としては、自分で作ってみて、それが本当に初めて見る人でもわかりやすいかどうか、これを最終チェックする必要があります。この手順で作ってみて、違和感が特にないようであれば、そのマニュアルを実際に営業、または総務課で使っていくのが良いです。

マニュアル作成の手順・方法03

会社でどのような業種であっても、マニュアルを作成することはできるだけ慎重に時間をかけて作り上げていくのがポイントになります。もちろん時間をかけるといっても、ただ単に時間を使えば良いというものでは無いです。いろいろな情報を収集して行ったうえで、最終的にまとめあげていくのです。これを行うと、普通に行っていくだけでも時間がかかります。できるだけ、時間をかけたやり方でマニュアルを作成していけば、それがその会社の利益につながっていきますので、時間をかけることはとても重要です。このやり方で作り上げて行きます。

マニュアル作成の手順・方法04

会社としてマニュアルを作った場合は、今度はそれをいかに社員全員に浸透させていくことができるか、ここが非常に大きなポイントになってきます。せっかく時間をかけて作り上げたマニュアルであっても、社員がそれを適当な感じで扱ってしまっては全く意味がない話になってしまいます。ですからマニュアルも難しい内容をいろいろ書いてあってもほとんどの社員がよくわからない状態になってしまうので、できるだけ簡潔にまとめられたものが理想的です。簡潔にまとめられているものであれば社員もこれならば自分でもわかるので理解してみようと感じます。

マニュアル作成の手順・方法05

それでは試行錯誤して作り上げたマニュアルは、どのような使い方をしていくのが最も理想的となるかというと、まずはやはりその会社はすべての人がこのマニュアルを知っておく必要があります。ですから、まずマニュアルを作り上げた段階で、全ての社員に徹底させるためにこの使い方を教える必要があります。方法としては、作り上げた1人の代表する社員が、まずはチームリーダーなどと呼ばれている人に教えます。そして、その数人からまたさらに枝分かれして、社員数人に教えていき、最終的に全社員にたどり着く感じが良いです。この方法の方が分かりやすいです。

マニュアル作成の考察

代表する人がマニュアルを作り上げて、それを数人に教え込み、その数人からさらに下の数人に教えるという形で全社員にピラミッド形式のような形で、浸透させるのはとても効率が良いです。また、これとは別の方法で1人の代表する人が全社員に対して会議室等で一斉にセミナーのような形を行って、マニュアルを浸透させる方法もありますが、これはいちどに当然済むので効率は良さそうに見えますが、内容を十分に理解する人は少ないです。せっかく作り上げたマニュアルを理解しないで終わってしまうのは、非常にもったいない話です。よってピラミッド式で教えていくのが良いです。

マニュアル作成のまとめ01(使い方や注意点など)

さて話はマニュアルを作成していく話に戻りますが、マニュアルを作成していくと言う事は、最終的にどのような目標をもつことなのか、基本的にはすべての社員が同じ方向性に向かって邁進していくために作られているものです。そして、マニュアルがあることによって、協調性も生まれてきまして、売り上げなどにも大きく貢献していきます。ですから、これから大きくしていこうと考えている会社であれば、必ず必要なものとなります。そしてマニュアルを作成することも非常に大切ですが、それをどのような使い方でうまく社員が理解していくのか、この辺も非常に大切なことになってきます。

マニュアル作成のまとめ02(使い方や注意点など)

それでは職場で出来上がったマニュアルをこれから本格的に使っていこうと言うときには、その段階で上の人が下の者に対してマニュアルを伝授していきます。これはこれで当然必要になってきますが、最終的には社員一人一人がさらに自分の中にどのようにマニュアルを取り組んでいくことができるか、これがとても大切なものになってきます。実践をしていく中で、暗記して体で覚え込んでいくのが一般的ですから、多少最初の頃は失敗も許される環境でなくてはならないです。そうした状況の中で経験を積んでいくことでマニュアルを自分の中に取り組むことができ普通な形で対応できるようになります。

マニュアル作成のまとめ03(使い方や注意点など)

職場でまだマニュアルを作成したことがない場合であれば、とても損をしています。これからでも遅くは無いのでしっかりとしたマニュアルを作成していき、社員全員が同じものを共有していく必要があります。これをすることで、売り上げなどにも大きく貢献していきます。会社として作成するのが初めての場合は、インターネット使ったりするのが理想的なわけです。そして出来上がったマニュアルは社員全員で共有していくわけですが、今までも色いろと記載してきましたが、最終的には自分自身のやる気です。社員それぞれが向上心を持ち、このマニュアルを自分のものにすることで最終的に完結していきます。

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