エクセル関数の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

エクセル関数の方法・やり方・手順や使い方・流れなどについて

会社で表計算ソフトを利用している方は多いでしょう。数値を扱わない会社というのが考えられない現在、ほぼすべての場所で使用されてもおかしくありません。その表計算ソフトの中で、ダントツの知名度と普及率を誇っているのがエクセル(EXCEL)となります。このエクセルは、非常に奥が深いソフトです。単なる足し算・引き算などの簡単な計算だけではなく、かなり複雑な計算までこなす事が可能です。また、その複雑な計算を1つにまとめた、『関数』も多数用意されています。今回はその関数の使い方、基本的な流れをご紹介したいと思います。

エクセル関数の方法概要

関数の種類は、ここでご紹介しきれないほど多くの物が存在します。しかし、基本的な使い方は一緒です。まず、エクセルには関数ボタンというものがエクセル上部のメニューバーに存在します。バージョンによっても多少位置は変わりますが、『fx』と書かれたものがそれにあたります。  そのボンタをクリックすると、一覧とその使い方・説明が表示されます。そこで自分にあった物を選択すると、簡単なメニューが表示され、関数の作製の開始となります。ここまでであれば、特に難しい事はなにもありません。次からは、主に使用されるものをいくつかご紹介したいと思います。

エクセル関数の手順・方法01

関数の中でも比較的使用頻度が高い物として、average(アベレージ)というものが挙げられます。これはその名の通り、ある範囲内の平均を求める物です。もちろん、自分自身で式を考え、四則演算でも代用は出来ますが、これはその手間を大幅に減らす物です。  方法も簡単です。上でお教えしたfxのボタンを押したのち『average』を選択すると、範囲選択のボックスが表示されます。自分が平均を求めたい部分を選択し、OKボタンを押せば答えが出てきます。長い期間のデータ等では平均の算出は必須です。是非、憶えておきましょう。

エクセル関数の手順・方法02

maxとminという2つも押さえておきたい所です。これは、それぞれ『ある範囲の最高値(max)』と『ある範囲の最低値(min)』を算出するものです。これもエクセルの並び替えの機能などを使えば、同じような事が可能となりますが、毎回並び替えをしているとかなりの手間がかかってしまいます。これを憶えておけば、膨大なデータの中から、最高値や最低値をすぐに見つけ出してくれます。  方法はaverageとほぼ変わりません、fxボタンを押し、maxかminかを選び、その後に範囲を選択すれば、その値を表示してくれます。

エクセル関数の手順・方法03

countも重要な物なので、ご紹介しておきましょう。これは『ある範囲の中に、データがあるセルはいくつかるか』という物を数字で表示してくれるものです。これを他の方法で代用すると、かなり面倒な事になります。これを知らなければ、実際に印刷して手で数えるという、実に面倒なやり方をとらなければなりません。  これも他の物と同じく、fxボタンからcountを選び、範囲を選択するだけ問題ありません。唯一の注意点は、データがあるセル全てを数えてしまう所です。例えば、0が入力されていたとしても、それを1つとしてカウントします。0を消すか、後述する関数を使う事で回避する事が可能です。

エクセル関数の手順・方法04

countを利用できるようになってくると、『ある数値が入っているセルはいくつか』という事が知りたいと思う事があるかもしれません。例えば、様々なデータがある中で、『“済”が入っている物はいくつか』という事に、countでは対応できません。そこで登場するのがcountif(カウントイフ)というものです。  これは『条件に合ったセルが範囲内にいくつあるか』という物を返してもらえます。今回は済という文字だけですが、『マイナス以上の数字全部』や『ある文字が含まれているもの全部』など、すこしややこしい物にも対応する手順が存在します。

エクセル関数の手順・方法05

round(ラウンド)は、経理関係では欠かせない物でしょう。これは、一般的に言われる四捨五入を自動的に行ってくれるものです。四捨五入を行う機能も他にありますが、簡易的なものです。この方法も憶えておいて損はありません。  考え方は他の物と同じく、roundを選び、範囲を選びます。1つ特殊なのは、『四捨五入する桁数』を選ぶ所です。自分の好きな所で桁上げを行う事ができます。例えば、1ケタを残したい場合は1、整数に直したい場合は、0(小数点部分の桁を0にする)を選べば問題ありません。是非活用してみましょう。

エクセル関数の考察

" ただ、roundに関しては、1つ直観的なものとは違う挙動をする事がありますので、それだけは注意する必要があります。  それは、仮にroundを行ったとしても、小数点以下のデータは記録として残っているという事です。  例えば、1.14と1.12というデータがあり、それぞれroundで四捨五入を行い、1.1と1.1にします。その後、この2つを足してみると、2.2になりそうですが、実際は1.14と1.12を足した2.26を四捨五入するので2.3となります。見た目と実際の計算が違う場合、このような理由がよくありますので、注意が必要です。"

エクセル関数のまとめ01(使い方や注意点など)

また、数値によっては四捨五入ではなく、切り上げ・切り捨ての方が良い場合があります。その時には、roundup(切り上げ)・rounddown(切り捨て)が存在します。  流れは、roundoと全く同じです。それぞれのものをfxボタンから表示される一覧から選び、その後に範囲と小数点以下の桁数を設定します。  そして、roundup・rounddownの両方も『実際には細かいデータが残っている』点に注意する必要があります。足し算や引き算等で計算する場合、これらのデータが含まれている場合は注意する必要があります。

エクセル関数のまとめ02(使い方や注意点など)

今回取り上げる事ができた関数は、全体からすればほんの一部です。試しにfxボタンを押して、一覧を確認してみれば数百のものが存在する事が分かるでしょう。  四則演算を行う物から、複数の条件を必要にするもの、日時や時刻に関するものや、株価などの特殊な計算に使用するものから、高度な数学にのみ必要な物など多種多彩です。  その手順はエクセルに簡易的に記載されていますが、インターネットで検索すると解説サイトが数多くヒットします。このようなサイトなども活用しつつ、エクセルのやり方に慣れてゆきましょう。あなたに合った物が必ず見つかるはずです。

エクセル関数のまとめ03(使い方や注意点など)

一見すると難しい手順に思えしまう関数ですが、その仕組みを理解してしまえば、実に単純化されたものだと気づく事ができるでしょう。また、複雑な式を作ることなく、それらをまとめているいるものなので、作業の効率化に大きな貢献をしてくれるはずです。  業務の効率化でお困りの方は、まずエクセルでの手順やデータの計算の流れを見てみると良いかもしれません。その中には、関数ですぐに答えが出る物が含まれている可能性があります。  エクセルは使えば使い込むほど、作業を楽にしてくれる素晴らしいソフトですので、是非とも新しいやり方を発見してみてください。

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